Un convertitore PDF gratuito, un'estensione del browser, un servizio online per condividere file pesanti. Strumenti comodi scelti da soli possono aprire porte che nessuno controlla.
Hai bisogno di unire due PDF, convertire un file, registrare lo schermo, inviare un documento troppo pesante per l'email. Una ricerca veloce, un programma gratuito, un clic su "installa". Problema risolto in due minuti.
È un comportamento comprensibile e diffusissimo. Gli esperti lo chiamano shadow IT: tecnologia usata in un'organizzazione senza che chi gestisce i sistemi lo sappia. E porta con sé rischi concreti.
Software contraffatto. I truffatori creano siti che imitano quelli dei programmi più cercati, o comprano annunci per comparire per primi nei risultati di ricerca. Il programma scaricato funziona, ma contiene anche un software dannoso che ruba credenziali o apre un accesso al computer.
Programmi gratuiti con sorprese. Alcuni programmi gratuiti si finanziano installando altri software, raccogliendo dati di navigazione o mostrando pubblicità invasiva.
Nessun aggiornamento. Un programma installato da te non è nell'elenco di quelli che l'assistenza aggiorna. Se ha una vulnerabilità, resterà aperta.
Dati che escono. Molti servizi online gratuiti, per convertire, tradurre, comprimere o trascrivere, caricano i tuoi file sui loro server. Se il documento contiene dati personali o riservati, li hai consegnati a un soggetto sconosciuto, senza alcun accordo sul loro trattamento.
Estensioni del browser. Alcune estensioni chiedono di poter leggere e modificare tutti i siti che visiti: possono vedere la posta, i documenti e le password che inserisci.
Prima di installare, chiedi. L'assistenza informatica può:
Se l'organizzazione mette a disposizione un catalogo di applicazioni installabili in autonomia, usa quello.
Se ti accorgi di aver installato un programma non autorizzato, o se dopo un'installazione il computer si comporta in modo strano, avvisa l'assistenza. Non è il momento di nascondere: un controllo tempestivo è molto più semplice di un incidente scoperto settimane dopo.
Controlla anche le app collegate al tuo account di lavoro e le estensioni del browser, e rimuovi quelle che non usi o che non sono autorizzate.
Lo shadow IT nasce quasi sempre da un bisogno reale non soddisfatto. Vietarlo non basta: serve offrire alternative autorizzate e comode, e un canale semplice per chiederle. Un buon catalogo di strumenti approvati riduce i rischi più di qualsiasi divieto.
Lo strumento giusto esiste quasi sempre, e spesso è già disponibile. Chiedere prima di installare costa qualche minuto e protegge i dati di tutta l'organizzazione.
Poter installare tutto e modificare tutto sembra comodo. Ma ogni minuto passato con i privilegi di amministratore è un minuto in cui un errore o un programma dannoso possono fare il massimo dei danni.
Una falla in un programma è come una finestra lasciata socchiusa. Cosa sono le vulnerabilità, come vengono sfruttate e perché gli aggiornamenti sono la prima difesa.
Stazioni, alberghi, bar e sale d'attesa offrono connessioni gratuite. Cosa può davvero succedere quando le usi per lavoro e come collegarti in sicurezza.