Usare gli assistenti AI al lavoro senza esporre dati riservati

Riassumere un documento lungo, scrivere la bozza di una lettera, tradurre un testo, preparare una tabella: gli assistenti basati sull'intelligenza artificiale sono entrati in moltissimi uffici, spesso prima che l'organizzazione abbia deciso come usarli. Sono strumenti utili. Ma quando incolli un testo in una chat, quel testo viene inviato a un servizio esterno, e non sempre sai dove finisce.

Dove vanno i dati che inserisci

Ogni servizio di AI ha le sue regole. Alcuni conservano le conversazioni per un certo periodo, alcuni possono usarle per migliorare i propri modelli, altri offrono versioni professionali con garanzie contrattuali più forti. La differenza tra un account personale gratuito e uno strumento fornito dall'organizzazione, con un contratto e impostazioni controllate, può essere enorme.

Per chi lavora in ufficio la conseguenza pratica è semplice: usa solo gli strumenti di AI approvati dalla tua organizzazione e accedi con l'account di lavoro. Se non sai quali sono, chiedilo all'assistenza informatica o al tuo responsabile prima di iniziare.

Cosa non incollare

Anche con uno strumento approvato, alcune informazioni richiedono prudenza. Con un servizio non autorizzato, invece, non andrebbero mai inserite:

• dati personali di clienti, cittadini, pazienti o colleghi: nomi, codici fiscali, indirizzi, dati sanitari;
• documenti riservati: contratti, offerte, bilanci non pubblicati, verbali, strategie;
• credenziali e informazioni tecniche: password, chiavi di accesso, configurazioni di sistemi;
• codice sorgente interno o di clienti;
• atti e pratiche non ancora pubblici, soprattutto negli enti.

Se ti serve l'aiuto dell'AI su un testo che contiene questi elementi, puoi spesso togliere o sostituire le parti sensibili: "il cliente A", "la società B", importi arrotondati. Il risultato è quasi sempre altrettanto utile.

Verificare quello che produce

Gli assistenti AI scrivono in modo convincente anche quando sbagliano. Possono inventare dati, citazioni, articoli di legge o riferimenti che non esistono, e lo fanno con lo stesso tono sicuro con cui dicono cose corrette.

Per questo ogni testo prodotto dall'AI va trattato come una bozza:

• controlla nomi, numeri, date e riferimenti normativi sulle fonti originali;
• rileggi il testo per intero prima di inviarlo o pubblicarlo;
• non usare risposte dell'AI come unica base per decisioni che riguardano persone, soldi o obblighi di legge.

La responsabilità del documento che firmi o invii resta tua, anche se l'ha scritto una macchina.

Attenzione alle estensioni e alle app

Oltre ai chatbot più noti esistono moltissime estensioni del browser, app per il telefono e servizi che promettono di "leggere le email" o "riassumere le riunioni". Per funzionare chiedono spesso accesso alla posta, ai documenti o al calendario. Prima di installarne una, anche se sembra innocua, verifica che sia autorizzata: un'estensione con troppi permessi può vedere tutto ciò che vedi tu.

Un uso consapevole

Il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, l'AI Act, chiede alle organizzazioni che usano questi sistemi di assicurare che il personale abbia competenze adeguate per farlo. Al di là dell'obbligo, è una questione di buon senso: l'AI è uno strumento potente quando chi la usa sa cosa condividere, cosa controllare e quando fermarsi.

Le tre regole da ricordare sono queste: strumenti autorizzati, niente dati riservati dove non devono stare, verifica di tutto ciò che esce.