L'email è comoda ma non è una cassaforte. Quali dati richiedono cautele particolari, come inviarli in sicurezza e gli errori più comuni da evitare.
Ogni giorno negli uffici passano via email nomi, indirizzi, codici fiscali, buste paga, certificati medici, copie di documenti. È il modo più rapido per lavorare, ma anche uno dei più frequenti per perdere il controllo dei dati personali: basta un destinatario sbagliato, un allegato di troppo o un elenco di indirizzi lasciato in chiaro.
Non serve essere esperti di privacy per evitarlo. Servono poche domande da farsi prima di premere "Invia".
Il principio più utile è anche il più semplice: invia solo i dati necessari, solo a chi ne ha bisogno. Se al collega serve sapere che un dipendente è in malattia, non serve il certificato con la diagnosi. Se al fornitore serve un indirizzo di consegna, non serve l'intera anagrafica del cliente.
Spesso la soluzione migliore non è inviare il dato, ma indicare dove trovarlo: una cartella condivisa con accessi controllati, un gestionale, una pratica già aperta.
Alcune informazioni sono considerate particolarmente delicate, perché un loro uso improprio può causare danni seri alle persone. Tra queste:
Per questi dati l'allegato a un'email normale è raramente la scelta giusta. Meglio usare i canali previsti dalla tua organizzazione: piattaforme dedicate, cartelle condivise con permessi limitati, posta certificata quando richiesto, file protetti da password comunicata per un'altra strada.
Il destinatario sbagliato. Il completamento automatico degli indirizzi è comodo ma insidioso: due persone con lo stesso nome, un omonimo in un'altra azienda, una lista di distribuzione al posto di un singolo collega. Ricontrolla sempre i destinatari, soprattutto quando l'email contiene allegati.
Gli indirizzi in chiaro. Quando scrivi a più persone esterne che non si conoscono tra loro, inserisci gli indirizzi nel campo CCN, cioè copia conoscenza nascosta. Mettere cento indirizzi nel campo "A" significa comunicare a tutti i contatti di tutti gli altri.
Il "rispondi a tutti". Una lunga catena di messaggi accumula allegati e informazioni. Prima di rispondere a tutti, guarda chi c'è in copia e cosa contiene la cronologia della conversazione.
L'inoltro alla casella personale. Inviare documenti di lavoro al proprio indirizzo privato per finirli a casa porta i dati fuori dai sistemi protetti dell'organizzazione. Se devi lavorare da remoto, usa gli strumenti previsti.
Capita. L'importante è non far finta di niente: avvisa subito il tuo responsabile o il referente privacy della tua organizzazione. Un invio errato di dati personali può essere una violazione che l'organizzazione deve valutare ed eventualmente notificare al Garante entro 72 ore. Più presto lo sa chi deve decidere, più opzioni ha a disposizione.
Nel frattempo puoi chiedere al destinatario di cancellare il messaggio e confermarlo per iscritto. Non sostituisce la segnalazione interna, ma aiuta a limitare il danno.
Prima di inviare, tre controlli: il destinatario è giusto, i dati sono necessari, il canale è adeguato. Trenta secondi che evitano la maggior parte dei problemi.
Non serve essere giuristi per rispettare il Regolamento europeo sulla protezione dei dati. Bastano pochi principi, applicati ogni giorno alle pratiche che passano sulla tua scrivania.
Gli errori di grammatica non bastano più a smascherarla. Cinque controlli da fare prima di cliccare, validi per ogni casella di posta di lavoro.
Un indirizzo suggerito in automatico, un allegato di troppo, un "rispondi a tutti". Quando l'email con dati personali parte verso chi non doveva riceverla, contano i primi passi.