Un guasto, un furto, un ransomware: quando i dati spariscono, il backup è l'unica via d'uscita. Cosa significa la regola 3-2-1 e cosa puoi fare tu perché funzioni.
Un disco che si guasta, un portatile dimenticato sul treno, un file sovrascritto per errore, un attacco ransomware che cifra tutti i documenti. Le cause sono diverse, il risultato è lo stesso: i dati non ci sono più. In quel momento conta una sola domanda: esiste una copia, ed è utilizzabile?
Il backup è la rete di sicurezza di ogni organizzazione. E anche se la sua gestione spetta all'assistenza informatica, ognuno di noi può renderlo più o meno efficace.
È la regola più conosciuta per organizzare i backup, e si riassume in tre numeri.
3 copie dei dati. L'originale su cui lavori più due copie di sicurezza. Una sola copia è fragile: se si rovina proprio quella, non resta nulla.
2 supporti diversi. Le copie non devono stare tutte sullo stesso tipo di dispositivo. Ad esempio un server dell'ufficio e un servizio in cloud, oppure un sistema di archiviazione e dei dischi esterni. Così un singolo guasto non le colpisce tutte.
1 copia fuori sede. Almeno una copia deve trovarsi in un luogo diverso dall'ufficio. Un incendio, un allagamento o un furto non devono poter distruggere originale e copie insieme.
Negli ultimi anni alla regola si aggiunge spesso un'altra condizione, a volte indicata come 3-2-1-1: almeno una copia deve essere scollegata o non modificabile.
Il motivo è il ransomware. Chi lo usa cerca deliberatamente i backup raggiungibili dalla rete, per cifrarli o cancellarli insieme ai dati originali e rendere inevitabile il riscatto. Una copia su un disco staccato dalla rete, o su un sistema che non permette di modificare o cancellare i dati per un certo periodo, resta al sicuro anche nel caso peggiore.
Un backup vale quanto la capacità di recuperare i dati. Capita che le copie risultino incomplete, corrotte o troppo lente da ripristinare proprio quando servono. Per questo chi gestisce i sistemi dovrebbe provare periodicamente a ripristinare file e interi servizi, e sapere quanto tempo serve.
Se ti viene chiesto di partecipare a una prova, ad esempio verificando che i documenti recuperati siano completi, collabora: è il momento in cui si scoprono i problemi senza pagarne il prezzo.
Anche senza occuparti dei sistemi, alcune abitudini fanno la differenza.
Salva nei posti giusti. I backup proteggono le cartelle di rete e gli spazi in cloud previsti dall'organizzazione. Un documento importante tenuto solo sul desktop del portatile, o su una chiavetta, potrebbe non essere copiato da nessuna parte.
Non creare copie fai-da-te. Duplicare dati di lavoro su servizi personali o dischi privati "per sicurezza" li porta fuori dalle regole di protezione e conservazione dell'organizzazione.
Segnala subito una perdita. Se cancelli o sovrascrivi per errore un file, avvisa presto l'assistenza: molti sistemi conservano le versioni precedenti solo per un periodo limitato.
Attenzione ai dispositivi mobili. Telefoni e tablet usati per lavoro contengono spesso foto, note e documenti. Verifica con l'assistenza come vengono salvati.
Se non sai come funzionano i backup nella tua organizzazione, è legittimo chiedere: quali cartelle sono protette? Ogni quanto vengono copiate? C'è una copia fuori sede e una non raggiungibile dalla rete? Quando è stato provato l'ultimo ripristino?
Sono domande semplici. Le risposte dicono molto su quanto l'organizzazione sia pronta a ripartire dopo un incidente.
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