Password manager: cos'è e come usarlo in ufficio

Ogni servizio dovrebbe avere una password diversa, lunga e difficile da indovinare. È il consiglio più ripetuto in sicurezza informatica, e anche il più difficile da seguire: chi lavora in ufficio usa spesso decine di account tra posta, gestionali, portali di enti, fornitori e piattaforme in cloud. Ricordarle tutte non è realistico. È qui che entra in gioco il gestore di password.

Come funziona

Un password manager è una sorta di cassaforte digitale. Al suo interno conserva le credenziali di tutti i tuoi account, protette da cifratura. Per aprirla serve una sola password principale, che è l'unica da ricordare.

In pratica, quando accedi a un sito o a un'applicazione, il gestore riconosce la pagina e inserisce al posto tuo nome utente e password. Quando crei un nuovo account, può generare una password casuale e molto robusta, che non dovrai mai digitare né ricordare.

Perché rende più sicuri

Il vantaggio più evidente è che permette di usare password diverse e complesse per ogni servizio senza fatica. Ma ce n'è un altro, meno noto: un password manager aiuta a riconoscere le pagine false.

Il gestore inserisce le credenziali solo sul sito per cui le hai salvate. Se arrivi su una pagina di accesso contraffatta tramite un'email di phishing, anche se l'aspetto è identico all'originale, il gestore non proporrà la password. È un segnale prezioso: se il programma che riempie sempre i campi questa volta resta in silenzio, fermati e controlla l'indirizzo.

Quale usare

Al lavoro la scelta non spetta a te. Molte organizzazioni mettono a disposizione un gestore aziendale, configurato e controllato dall'assistenza informatica, che permette anche di condividere in sicurezza le credenziali di uso comune con i colleghi autorizzati. Se esiste, usa quello.

Evita invece di salvare le password di lavoro in un gestore personale scelto per conto tuo, o nel browser di un computer che non è quello aziendale. Se la tua organizzazione non offre uno strumento, chiedi all'assistenza come gestire le credenziali: è una domanda che merita una risposta ufficiale.

La password principale

Tutta la sicurezza del gestore dipende da una sola password, quindi va scelta con cura:

• lunga: una frase di quattro o cinque parole scollegate è una buona base;
• unica: non usata per nessun altro servizio, né ora né in passato;
• mai scritta in luoghi accessibili, come un foglietto sulla scrivania o una nota sul telefono;
• protetta da un secondo fattore: un'app di autenticazione o una chiavetta fisica, se il gestore lo consente.

Se pensi che qualcuno l'abbia scoperta, cambiala subito e avvisa l'assistenza informatica.

Buone abitudini

Qualche accortezza aiuta a usare il gestore nel modo giusto:

• salva ogni nuovo account appena lo crei, così non resteranno password sparse altrove;
• usa il generatore per creare password nuove invece di inventarle;
• controlla gli avvisi: molti gestori segnalano password deboli, ripetute o comparse in elenchi di credenziali rubate;
• blocca il gestore quando ti allontani, come fai con il computer;
• non condividere credenziali via email o chat: se un collega deve accedere a un account comune, usa la funzione di condivisione del gestore aziendale.

In sintesi

Un buon password manager trasforma un consiglio impossibile da seguire in un'abitudine semplice. Una sola password da ricordare, tutte le altre lunghe e diverse, e un alleato in più contro le pagine false.