Segnalare un problema di sicurezza: a chi, come e perché subito

Nella maggior parte degli incidenti informatici c'è un momento in cui qualcuno ha notato qualcosa di strano. Un'email insolita, una richiesta di accesso inattesa, un file che non si apre, un collega che dice "mi è arrivato un messaggio da parte tua che non ho capito". La differenza tra un problema contenuto e un disastro sta spesso in cosa succede dopo quel momento: se la persona lo segnala subito, o se aspetta.

Perché la velocità conta

Gli attacchi si sviluppano per fasi. Un account rubato viene usato nel giro di ore per inviare altre truffe o cercare dati. Un ransomware può restare nascosto per giorni prima di attivarsi. Una violazione di dati personali va valutata e, se necessario, notificata al Garante entro 72 ore. Ogni ora guadagnata all'inizio vale molto di più di un giorno di lavoro alla fine.

C'è anche un effetto collettivo: le campagne di phishing colpiscono spesso molti colleghi insieme. La prima segnalazione permette all'assistenza di bloccare il messaggio per tutti.

Cosa segnalare

Non serve essere sicuri che sia un attacco. Vale la pena segnalare:

• email, SMS, telefonate o chat sospette, anche se non hai cliccato;
• un link aperto, un allegato scaricato, credenziali inserite su una pagina strana;
• notifiche di accesso o codici di verifica che non hai richiesto;
• comportamenti strani del computer o del telefono;
• un dispositivo, un documento o un badge smarrito;
• dati inviati alla persona sbagliata;
• persone sconosciute in aree riservate;
• richieste insolite di pagamenti o di dati, anche se poi si sono rivelate legittime.

A chi segnalare

Ogni organizzazione dovrebbe indicare un canale chiaro. Di solito:

• l'assistenza informatica, per tutto ciò che riguarda computer, account ed email;
• il referente privacy o il DPO, quando sono coinvolti dati personali;
• il proprio responsabile, quando c'è di mezzo un pagamento o una decisione;
• un numero di emergenza, se previsto, fuori dall'orario di lavoro.

Se non sai a chi rivolgerti, chiedilo oggi, prima che serva. E salva il contatto anche in un posto diverso dal computer.

Come segnalare

Per le email sospette, usa il pulsante di segnalazione del programma di posta, se esiste. Negli altri casi, racconta i fatti in modo semplice:

• cosa è successo o cosa hai notato;
• quando, il più precisamente possibile;
• da dove è arrivato: mittente, numero, sito;
• cosa hai fatto dopo: hai cliccato, inserito dati, scaricato file, risposto?

Non serve una relazione perfetta: serve che arrivi presto. Eventuali dettagli si aggiungono dopo.

Cosa non fare

• non inoltrare il messaggio sospetto ai colleghi per chiedere un parere;
• non cancellare email, file o tracce: servono per capire cosa è successo;
• non provare a risolvere da solo con programmi trovati online;
• non aspettare di vedere "se succede qualcosa".

Una cultura che premia chi segnala

Le persone segnalano quando sanno che non verranno giudicate. Per questo nelle organizzazioni più sicure chi segnala un proprio errore viene ringraziato, non rimproverato. Se sei un responsabile, il modo in cui reagisci alla prima segnalazione di un collaboratore decide se ce ne sarà una seconda.

In sintesi

Segnalare è la cosa più semplice e più utile che chiunque possa fare per la sicurezza. Presto, con parole semplici, al canale giusto: anche quando si tratta solo di un dubbio.