Account condivisi in ufficio: perché sono un rischio e come superarli

Quasi ogni ufficio ne ha almeno uno: la casella email generica dell'ufficio, l'utente "segreteria" del gestionale, l'account del portale di un fornitore usato da tutto il reparto, la password del social aziendale scritta su un foglio nel cassetto. Gli account condivisi nascono per comodità e sopravvivono per abitudine. Ma portano con sé problemi seri.

Perché sono un rischio

Nessuno sa chi ha fatto cosa. Se un documento viene cancellato, un pagamento modificato o un'email inviata per errore, con un account condiviso è impossibile capire chi è stato. Non per trovare un colpevole, ma per ricostruire cosa è successo e rimediare.

La password circola troppo. Una password conosciuta da dieci persone viene scritta, inviata via chat, detta al telefono al collega nuovo. Ogni passaggio è un'occasione per perderla.

Non si cambia mai. Cambiare una password condivisa significa avvisare tutti, e quindi si rimanda. Così continua a conoscerla anche chi ha lasciato l'ufficio anni fa.

Il secondo fattore diventa difficile. Se il codice arriva sul telefono di una sola persona, gli altri non possono accedere quando è assente. Spesso si finisce per disattivarlo.

Le responsabilità si confondono. Per il GDPR e per molte norme di settore l'organizzazione deve poter dimostrare chi accede ai dati. Un utente generico rende questa dimostrazione impossibile.

La soluzione preferibile: un account per persona

La maggior parte dei sistemi moderni permette di dare a più persone l'accesso alle stesse risorse senza condividere la password:

• caselle condivise: molti servizi di posta consentono di accedere alla casella dell'ufficio dal proprio account personale, con le proprie credenziali;
• utenti individuali nel gestionale, ognuno con il profilo adatto al proprio ruolo;
• ruoli e deleghe sui portali dei fornitori e degli enti, quando sono previsti;
• strumenti di gestione dei social che permettono a più persone di pubblicare senza conoscere la password principale.

Se nel tuo ufficio usate un account condiviso, chiedi all'assistenza informatica se esiste un'alternativa. Spesso c'è, e nessuno l'ha mai attivata.

Quando la condivisione è inevitabile

Alcuni servizi non permettono utenti multipli. In questi casi:

• conserva la password in un gestore di password aziendale, nella funzione di condivisione, invece di scriverla o inviarla via chat;
• limita la condivisione alle persone che ne hanno davvero bisogno;
• cambia la password ogni volta che una di queste persone lascia l'ufficio o cambia ruolo;
• usa una casella email di riferimento dell'organizzazione, non quella personale di un collega, per il recupero dell'account;
• attiva il secondo fattore con un metodo che più persone autorizzate possano usare, come un'app di autenticazione gestita dall'organizzazione.

In sintesi

Un account condiviso è comodo finché non succede qualcosa. A quel punto non si sa chi è entrato, chi conosce la password e come cambiarla senza fermare il lavoro. Passare a account individuali richiede poco tempo e rende ogni ufficio più sicuro e più ordinato.