Prima delle ferie: la checklist per chiudere l'ufficio in sicurezza

Le settimane di ferie, i ponti e le festività sono un momento delicato per la sicurezza. Gli uffici sono meno presidiati, i sostituti gestiscono pratiche che non conoscono, le risposte sono più lente. I truffatori lo sanno, e concentrano in questi periodi frodi sui pagamenti e attacchi informatici.

Questa checklist aiuta a partire tranquilli e a ritrovare tutto in ordine.

Posta e comunicazioni

Risposta automatica essenziale. Indica che sei assente e a chi rivolgersi, preferibilmente con un indirizzo generico dell'ufficio. Evita dettagli inutili come la destinazione, la data esatta di rientro o il numero di cellulare personale: una risposta automatica è leggibile da chiunque ti scriva, compresi i truffatori.

Niente inoltri a caselle personali. Non impostare l'inoltro automatico della posta di lavoro verso indirizzi privati. Se qualcuno deve seguire le tue pratiche, chiedi all'assistenza di dare un accesso delegato alla tua casella o di condividere la casella dell'ufficio.

Avvisa i contatti chiave. Clienti e fornitori con pratiche in corso devono sapere chi li seguirà.

Pratiche e passaggio di consegne

• lascia al sostituto un riepilogo delle pratiche aperte e delle scadenze;
• salva i documenti nelle cartelle condivise, non solo sul tuo computer;
• ricorda a chi ti sostituisce che le procedure sui pagamenti e sui cambi di IBAN valgono sempre, anche se una richiesta sembra arrivare da te o dal tuo responsabile in ferie;
• indica chi contattare in caso di emergenza e come, concordando un canale che non sia la sola email.

Postazione

• chiudi a chiave documenti con dati personali o riservati;
• non lasciare in vista password, badge, chiavette e appunti;
• svuota il vassoio della stampante e lo scanner dai tuoi documenti;
• porta via o metti al sicuro i dispositivi che non usi;
• spegni il computer, a meno che l'assistenza non chieda di lasciarlo acceso per gli aggiornamenti.

Dispositivi che porti con te

• installa gli aggiornamenti prima di partire;
• verifica blocco schermo, cifratura e localizzazione;
• decidi se ti serve davvero accedere alla posta di lavoro in vacanza: se non serve, è meglio non portare il portatile;
• salva il numero dell'assistenza informatica per le emergenze.

Per i responsabili

Prima dei periodi di chiusura conviene ricordare a tutto l'ufficio, con un breve messaggio:

• le regole sui pagamenti e sulle variazioni di coordinate bancarie;
• come segnalare un incidente anche quando l'IT ha orari ridotti;
• che nessuna richiesta urgente via email, nemmeno firmata dalla direzione, giustifica il salto delle procedure.

Al rientro

Prima di tuffarti nella posta arretrata, dedica qualche minuto a controllare accessi strani, regole di inoltro che non riconosci e messaggi sospetti arrivati durante l'assenza. E aggiorna il computer, che probabilmente ha qualche aggiornamento in attesa.

In sintesi

Dieci minuti prima di partire valgono più di molte ore di gestione di un incidente al ritorno. E rendono le ferie davvero tranquille.