Scrivania pulita e schermo bloccato: le abitudini fisiche della sicurezza

Non tutti i rischi per i dati passano da internet. Molte informazioni escono da un ufficio nel modo più semplice: qualcuno legge uno schermo lasciato acceso, fotografa un foglio sulla scrivania, prende una chiavetta dimenticata, entra in una stanza vuota con il computer sbloccato.

Sono situazioni banali, ed è proprio per questo che succedono. La buona notizia è che le contromisure richiedono pochi secondi.

Schermo bloccato

Blocca lo schermo ogni volta che ti alzi, anche per un minuto. Su Windows basta premere il tasto Windows insieme alla L; su Mac Ctrl, Cmd e Q. Diventa un gesto automatico in pochi giorni.

Un computer sbloccato e incustodito permette a chiunque passi di leggere la posta, inviare messaggi a tuo nome, copiare file o installare un programma. Non serve un esperto: basta qualcuno di curioso o malintenzionato.

È utile anche impostare il blocco automatico dopo pochi minuti di inattività, come rete di sicurezza per le volte in cui ci si dimentica.

Scrivania pulita

La politica della "scrivania pulita" è semplice: a fine giornata, e quando ti allontani a lungo, sulla scrivania non restano informazioni riservate.

• riponi in cassetti o armadi chiusi documenti con dati personali o riservati;
• non lasciare in vista appunti con password, codici o numeri di pratica: meglio un gestore di password;
• riponi chiavette USB, dischi esterni e badge;
• cancella le lavagne e i fogli delle sale riunioni dopo l'uso;
• non lasciare telefoni sbloccati sul tavolo.

Attenzione agli sguardi

Allo sportello, in open space, in treno o in sala d'attesa, il tuo schermo può essere visto da altri. Alcune accortezze:

• orienta il monitor in modo che non sia leggibile da chi passa o da chi attende allo sportello;
• usa un filtro privacy per lo schermo se lavori spesso in luoghi pubblici o affollati;
• riduci le finestre con dati personali quando qualcuno si avvicina alla postazione;
• in videochiamata, controlla cosa si vede alle tue spalle e chiudi le finestre prima di condividere lo schermo.

Chi entra negli spazi di lavoro

La sicurezza fisica riguarda anche le persone. Qualche regola di buon senso:

• non tenere aperte le porte con accesso controllato a chi non conosci, anche se è carico di scatoloni;
• accompagna visitatori e ospiti, e non lasciarli soli in stanze con computer o archivi;
• se vedi qualcuno che non conosci in aree riservate, chiedi con cortesia se puoi aiutarlo, o avvisa chi è responsabile;
• segnala badge smarriti subito, perché possano essere disattivati.

Fingersi tecnici, corrieri o addetti alle pulizie è una tecnica nota per entrare negli uffici. Una domanda gentile non offende nessuno.

In sintesi

La sicurezza fisica non richiede strumenti sofisticati: uno schermo bloccato, una scrivania in ordine e un po' di attenzione a chi entra. Sono abitudini che proteggono i dati anche quando tutto il resto funziona perfettamente.