Il GDPR non riguarda solo i computer. Fascicoli, stampe dimenticate, documenti gettati nel cestino sono una fonte frequente di violazioni. Le regole per gestire la carta in sicurezza.
Quando si parla di sicurezza dei dati si pensa subito a computer, password e attacchi informatici. Eppure in molti uffici una parte importante delle informazioni personali vive ancora su carta: fascicoli dei dipendenti, pratiche dei cittadini, cartelle cliniche, contratti, documenti d'identità fotocopiati, stampe di elenchi.
Il GDPR si applica anche a questi documenti. E le violazioni che li riguardano sono spesso le più banali e le più evitabili.
Armadi e cassetti chiusi. I documenti con dati personali, e soprattutto con dati sanitari, giudiziari o economici, vanno conservati in armadi o cassetti chiusi a chiave quando non sono in uso. Le chiavi non restano appese all'armadio.
Accesso limitato. Gli archivi vanno in locali accessibili solo a chi ne ha bisogno. Un archivio storico in un corridoio o in uno scantinato aperto a tutti è un rischio.
Ordine e tracciabilità. Sapere quali fascicoli ci sono e chi li ha presi in consultazione aiuta a capire subito se qualcosa manca.
Niente fascicoli in vista. Pratiche lasciate sui tavoli delle sale riunioni, sui banconi dello sportello o in fotocopiatrice sono leggibili da chiunque passi.
Stampanti e fotocopiatrici condivise sono uno dei punti deboli più frequenti:
Portare documenti fuori dall'ufficio aumenta il rischio di perderli. Se è necessario:
Un documento con dati personali gettato intero nel cestino della carta resta leggibile da chiunque lo prenda. Per eliminarlo:
Prima di distruggere, verifica i tempi di conservazione: alcuni documenti vanno tenuti per periodi stabiliti dalla legge o dalle regole dell'organizzazione.
Un fascicolo smarrito o una stampa con dati personali finita nelle mani sbagliate è una possibile violazione di dati personali, esattamente come un'email inviata per errore. Segnalalo subito al responsabile e al referente privacy: l'organizzazione deve valutare l'accaduto ed eventualmente notificarlo al Garante entro 72 ore.
La carta non si può violare da remoto, ma si perde, si dimentica e si legge da sopra una spalla. Armadi chiusi, stampe ritirate e distruggidocumenti sono misure semplici che proteggono molti più dati di quanto si pensi.
Uno schermo lasciato aperto, un foglio con le password, un badge sulla scrivania. Le abitudini fisiche contano quanto quelle digitali, e richiedono solo pochi secondi al giorno.
Non serve essere giuristi per rispettare il Regolamento europeo sulla protezione dei dati. Bastano pochi principi, applicati ogni giorno alle pratiche che passano sulla tua scrivania.
L'email è comoda ma non è una cassaforte. Quali dati richiedono cautele particolari, come inviarli in sicurezza e gli errori più comuni da evitare.