Giornata europea della protezione dei dati: 5 errori comuni con i dati personali

Ogni anno, il 28 gennaio, si celebra la Giornata europea della protezione dei dati. La data ricorda l'apertura alla firma, nel 1981, della Convenzione 108 del Consiglio d'Europa, il primo trattato internazionale sulla protezione dei dati personali.

È un buon momento per fermarsi e guardare alle proprie abitudini. Perché, nella maggior parte dei casi, i dati personali non vengono rubati da hacker geniali: escono per errori ordinari, fatti da persone attente e in buona fede. Ecco i cinque più comuni.

1. Il destinatario sbagliato

È l'errore per eccellenza. Il completamento automatico suggerisce un indirizzo simile, si risponde a tutti invece che a uno, si allega il file del cliente precedente. Il risultato è che dati sanitari, economici o personali arrivano a chi non doveva riceverli.

Come evitarlo: ricontrolla destinatari e allegati prima di inviare, usa il campo CCN per gli invii multipli a esterni, e quando possibile indica dove trovare un documento invece di allegarlo.

2. Le copie che nessuno ha chiesto

Fotocopie di documenti d'identità conservate "per sicurezza", estrazioni di dati salvate sul desktop, file inviati alla propria email personale per lavorarci da casa, stampe dimenticate. Ogni copia in più è un punto in più da cui i dati possono uscire.

Come evitarlo: raccogli e conserva solo ciò che serve, lavora nei sistemi previsti invece di creare copie locali, elimina i file temporanei quando hai finito.

3. Le condivisioni troppo aperte

Un link a una cartella in cloud condiviso con "chiunque abbia il link", mai più chiuso. Una cartella di rete accessibile a tutto l'ufficio con dentro i documenti del personale. Un foglio di calcolo con dati di clienti inviato a un fornitore per una sola colonna.

Come evitarlo: condividi con persone specifiche, con sola lettura e scadenza quando possibile, e rivedi periodicamente le condivisioni attive.

4. Le password e gli schermi incustoditi

Un computer sbloccato mentre si va a prendere un caffè, una password scritta su un post-it, un account condiviso tra colleghi. Basta pochissimo perché qualcuno veda o faccia ciò che non dovrebbe.

Come evitarlo: blocca lo schermo ogni volta che ti allontani, usa un gestore di password, chiedi account individuali invece di condividerne uno.

5. Il silenzio dopo l'errore

È l'errore che trasforma un piccolo incidente in un problema serio. Per imbarazzo o paura si spera che nessuno se ne accorga. Ma l'organizzazione ha tempi stretti per valutare una violazione e, se necessario, notificarla al Garante entro 72 ore.

Come evitarlo: segnala subito al responsabile o al referente privacy, anche quando non sei sicuro che sia un problema. Chi segnala in fretta aiuta tutti.

Un'occasione per l'ufficio

La Giornata europea può diventare un piccolo appuntamento annuale: dieci minuti in riunione per ripassare questi cinque punti, una revisione delle cartelle condivise, l'aggiornamento dei contatti del referente privacy. Azioni semplici che, fatte insieme, cambiano le abitudini di un intero ufficio.