Collaboratori esterni e ospiti: cosa far vedere e cosa no

Il lavoro di oggi coinvolge molte persone che non sono dipendenti dell'organizzazione: consulenti, collaboratori a progetto, stagisti, personale di agenzie, tecnici in assistenza, fornitori in visita, candidati per un colloquio, ospiti di un evento. La collaborazione è normale e necessaria. Ma ogni persona esterna è anche un possibile canale attraverso cui le informazioni escono, per errore o per intenzione.

Non si tratta di diffidare di tutti, ma di dare a ciascuno ciò che gli serve e niente di più.

Collaboratori che lavorano con te

Solo le informazioni necessarie. Un consulente che lavora su un progetto ha bisogno dei documenti di quel progetto, non dell'intera cartella del reparto. Prima di condividere, chiediti cosa gli serve davvero.

Account propri, mai i tuoi. Un collaboratore deve accedere con credenziali personali, richieste all'assistenza informatica. Non prestare il tuo account, la tua password o la tua chiavetta di firma, nemmeno per pochi minuti.

Strumenti autorizzati. Scambia documenti con i servizi approvati dall'organizzazione, con condivisioni nominative e con scadenza. Evita di inviare file a indirizzi personali o su chat private.

Riservatezza esplicita. Quando il collaboratore tratta dati personali o informazioni riservate, verifica con il tuo responsabile che ci sia un accordo adeguato: un incarico con obblighi di riservatezza e, se necessario, la nomina prevista dal GDPR.

Fine del rapporto. Quando la collaborazione termina, segnala che gli accessi vanno chiusi e chiedi la restituzione o la cancellazione dei documenti condivisi.

Stagisti e nuovi arrivati

Chi è appena arrivato ha bisogno di imparare, e spesso riceve accessi ampi "per fare prima". Meglio partire con accessi limitati e ampliarli quando serve, accompagnando la persona con una breve spiegazione delle regole su password, phishing e dati personali.

Ospiti e visitatori

Per chi visita l'ufficio senza lavorarci:

• accompagnali negli spazi e non lasciarli soli in stanze con computer, archivi o documenti in vista;
• usa una rete Wi-Fi per ospiti, separata da quella interna, invece di dare la password della rete di lavoro;
• prima di una riunione, controlla la sala: lavagne, fogli dimenticati, schermi accesi;
• in videochiamata con esterni, chiudi le finestre che non vuoi mostrare prima di condividere lo schermo;
• non far collegare chiavette o dispositivi di ospiti ai computer dell'organizzazione.

Conversazioni e social

Le informazioni non escono solo dai documenti. Parlare di clienti, pratiche o problemi interni in presenza di esterni, in un corridoio o in un locale pubblico, può rivelare più di quanto si immagini. Lo stesso vale per le foto dell'ufficio pubblicate sui social: uno schermo o una lavagna sullo sfondo possono essere leggibili.

In sintesi

Lavorare con persone esterne è parte del lavoro. La regola che protegge tutti è semplice: a ciascuno ciò che serve, per il tempo che serve, con strumenti pensati per farlo in sicurezza.