Condivisione di file in cloud: link pubblici, permessi e scadenze

Cartelle condivise, documenti in cloud, servizi per inviare file pesanti: lavorare insieme a colleghi, clienti e fornitori è diventato molto più semplice. Basta un clic su "Condividi" e un link. Proprio questa semplicità, però, porta con sé un rischio poco visibile: i file condivisi restano accessibili molto più a lungo, e a molte più persone, di quanto immaginiamo.

I tipi di condivisione

Quasi tutti i servizi in cloud offrono tre livelli di accesso, con nomi che cambiano leggermente da uno all'altro.

Persone specifiche. Solo gli indirizzi che indichi possono aprire il file, dopo aver effettuato l'accesso. È la scelta più sicura: se il link viene inoltrato a qualcun altro, non funziona.

Persone dell'organizzazione. Chiunque abbia un account aziendale e il link può aprire il file. Va bene per documenti interni non riservati.

Chiunque abbia il link. Il file si apre senza alcuna verifica. Il link può essere inoltrato, finire in un'email sbagliata, essere incollato in una chat o indicizzato per errore. È l'opzione più comoda e la più rischiosa.

La regola pratica: parti sempre dal livello più ristretto e allarga solo se serve davvero.

Leggere o modificare

Oltre a chi può accedere, conta cosa può fare. Se il destinatario deve solo consultare un documento, concedi la sola visualizzazione. La modifica permette di cambiare il contenuto, ma in molti servizi anche di condividere a sua volta il file con altre persone o di scaricarlo.

Alcuni servizi permettono anche di impedire il download, la stampa o la copia. Per documenti riservati sono opzioni utili.

La scadenza dimenticata

I link di condivisione, se non si interviene, durano per sempre. Un documento condiviso con un consulente tre anni fa può essere ancora raggiungibile oggi, anche se il consulente ha cambiato lavoro e la sua email è stata chiusa o violata.

Quando il servizio lo consente, imposta una data di scadenza per i link destinati a persone esterne. Per un invio una tantum bastano pochi giorni; per una collaborazione, la durata del progetto.

Cosa non condividere con un link aperto

Alcuni contenuti non dovrebbero mai essere accessibili a "chiunque abbia il link":

• documenti con dati personali, specialmente sanitari, economici o giudiziari;
• elenchi di clienti, cittadini, dipendenti;
• contratti, offerte e documenti riservati;
• file con password, configurazioni o informazioni sui sistemi.

Per questi casi usa la condivisione con persone specifiche, eventualmente con sola lettura e scadenza.

Fare ordine periodicamente

La maggior parte dei servizi mostra l'elenco dei file condivisi da te. Una volta ogni tanto, ad esempio alla fine di un progetto o una volta al trimestre, dagli un'occhiata:

• chiudi le condivisioni non più necessarie;
• rimuovi le persone esterne che non collaborano più con te;
• trasforma i link aperti in condivisioni con persone specifiche.

Bastano pochi minuti, e riducono molto la quantità di informazioni esposte senza che nessuno se ne ricordi.

Usa gli strumenti previsti

Infine, condividi i file di lavoro solo tramite i servizi autorizzati dalla tua organizzazione. Caricare documenti su un servizio personale per comodità li porta fuori dai controlli, dai backup e dalle regole di conservazione dell'organizzazione. Se lo strumento ufficiale non soddisfa un'esigenza, segnalalo: è meglio una soluzione condivisa che dieci scorciatoie individuali.