Conservare email e documenti: per quanto tempo e con quali regole

In molte organizzazioni la regola implicita è: non si butta niente. Caselle di posta con quindici anni di messaggi, cartelle di rete piene di documenti di progetti chiusi, archivi di curriculum ricevuti in passato, copie di documenti d'identità di clienti di cui nessuno ricorda il nome.

Conservare tutto sembra prudente. In realtà espone l'organizzazione a due problemi: più dati significa più danni in caso di violazione, e conservare dati personali senza motivo è contrario al GDPR.

Due spinte opposte

Il GDPR chiede di non conservare troppo. Il principio di limitazione della conservazione stabilisce che i dati personali vanno tenuti in una forma che consenta di identificare le persone solo per il tempo necessario agli scopi per cui sono stati raccolti. Finito lo scopo, vanno cancellati o resi anonimi.

Altre norme chiedono di conservare abbastanza. Le scritture contabili e i documenti fiscali hanno obblighi di conservazione stabiliti dalla legge; i contratti vanno tenuti almeno per il periodo in cui possono nascere contestazioni; le pubbliche amministrazioni sono soggette alle regole sugli archivi pubblici e al proprio piano di conservazione documentale.

La risposta non è scegliere una delle due spinte, ma stabilire per ogni tipo di documento quanto tempo serve e perché.

Il piano di conservazione

Lo strumento giusto è un elenco, anche semplice, che per ogni categoria di documenti indica:

• cosa: ad esempio fatture passive, contratti con i fornitori, fascicoli del personale, curriculum dei candidati, registrazioni delle videochiamate, email dell'ufficio commerciale;
• perché si conserva: obbligo di legge, contratto, tutela in caso di contenzioso, interesse storico;
• per quanto: un periodo preciso, con il momento da cui decorre;
• dove: il sistema o l'archivio in cui il documento vive;
• chi è responsabile di applicare la regola;
• come si elimina alla scadenza.

Per i tempi legati a obblighi di legge conviene farsi aiutare da chi segue gli aspetti fiscali, legali e, nella PA, archivistici: i periodi cambiano a seconda del documento e del settore.

La posta elettronica

La posta è spesso il punto più critico, perché mescola comunicazioni di ogni tipo. Alcune scelte utili:

• distinguere tra messaggi da archiviare, che vanno spostati nei sistemi documentali o nel protocollo, e messaggi di lavoro corrente;
• stabilire tempi di conservazione per le caselle e per i messaggi eliminati;
• decidere cosa succede alle caselle del personale che lascia l'organizzazione;
• per i dati tecnici sull'uso della posta, come i registri di invio e ricezione, considerare le indicazioni del Garante e le norme sul controllo dei lavoratori.

Dal documento alla pratica

Un piano di conservazione serve solo se viene applicato. Funziona meglio quando:

• le cancellazioni sono, dove possibile, automatiche nei sistemi;
• una revisione periodica è programmata, ad esempio una volta all'anno per gli archivi condivisi;
• il personale sa cosa può eliminare e cosa no;
• i backup seguono tempi coerenti, senza diventare un archivio permanente di tutto.

In sintesi

Conservare bene non significa conservare tutto. Un piano chiaro riduce i rischi, rispetta le norme e rende più facile trovare ciò che serve davvero.