Smartphone e tablet personali al lavoro: regole semplici

Rispondere a un'email di lavoro dal proprio telefono, mentre si aspetta l'autobus, è ormai normale. Così come approvare un accesso con l'app di autenticazione, consultare un documento condiviso o fotografare un modulo da inviare a un collega. Il telefono personale è diventato uno strumento di lavoro, spesso senza che nessuno l'abbia deciso esplicitamente.

Il problema è che quel dispositivo non è gestito dall'organizzazione. Nessuno sa se è aggiornato, quali app contiene, chi altro lo usa. E quando si perde, se ne vanno anche i dati di lavoro che contiene.

Prima regola: chiedi come si fa

Molte organizzazioni hanno regole precise sull'uso dei dispositivi personali. Alcune lo vietano per certi dati, altre lo consentono solo tramite app specifiche, altre ancora chiedono di installare un profilo di gestione che separa i dati di lavoro da quelli privati.

Prima di configurare la posta aziendale o scaricare documenti sul telefono personale, verifica cosa prevede la tua organizzazione. Se non esistono regole, chiedi all'assistenza informatica: è una domanda che merita una risposta ufficiale.

Il minimo indispensabile

Se usi un dispositivo personale per lavoro, alcune impostazioni non sono facoltative.

Blocco schermo. Un PIN di almeno sei cifre, una sequenza non banale o il riconoscimento biometrico. Un telefono senza blocco è un archivio aperto per chiunque lo trovi.

Aggiornamenti. Accetta gli aggiornamenti del sistema e delle app appena arrivano. Se il tuo telefono è così vecchio da non ricevere più aggiornamenti di sicurezza, non dovrebbe contenere dati di lavoro.

App solo dagli store ufficiali. Scarica le applicazioni solo da Google Play o App Store e diffida di quelle che chiedono permessi sproporzionati, come una torcia che vuole accedere ai contatti.

Localizzazione e cancellazione a distanza. Attiva le funzioni che permettono di trovare il telefono e, se necessario, cancellarne il contenuto da remoto.

Cifratura. Sui telefoni moderni è attiva di norma quando c'è un blocco schermo. Verificalo nelle impostazioni di sicurezza.

Tenere separati lavoro e vita privata

Il rischio maggiore nasce quando i due mondi si mescolano. Qualche accortezza:

• usa le app indicate dall'organizzazione per posta e documenti, non quelle personali;
• non salvare allegati di lavoro nella galleria o nella cartella dei download personali;
• evita di inoltrare documenti di lavoro su chat personali o servizi di messaggistica non autorizzati;
• non fotografare documenti con dati personali se non è previsto: le foto finiscono spesso nei backup in cloud privati;
• non lasciare il telefono sbloccato a familiari e bambini quando contiene accessi di lavoro.

Se perdi il telefono

Avvisa subito l'assistenza informatica, anche fuori orario se esiste un contatto di emergenza. Potrebbero dover disconnettere il dispositivo dalla posta, revocare gli accessi o cancellare i dati di lavoro a distanza. Poi blocca la SIM con il tuo operatore e, se necessario, presenta denuncia.

Non aspettare di essere sicuro che sia stato rubato: anche un telefono semplicemente dimenticato in un luogo pubblico va segnalato.

Quando cambi telefono o lasci l'organizzazione

Prima di vendere, regalare o restituire un dispositivo, rimuovi gli account di lavoro e, se lo vendi, esegui un ripristino completo. Quando termini il rapporto di lavoro, chiedi all'assistenza come rimuovere app e dati aziendali in modo corretto.

In sintesi

Il telefono personale può essere un buon strumento di lavoro, a patto di trattarlo come tale: protetto, aggiornato e con una separazione chiara tra ciò che è tuo e ciò che appartiene all'organizzazione.