Viaggi di lavoro: proteggere portatile e dati in trasferta

Un viaggio di lavoro cambia molte delle condizioni che di solito ci proteggono. Il portatile passa per i controlli di sicurezza, resta in camere d'albergo, si collega a reti sconosciute. Il telefono viene usato in luoghi affollati. E chi viaggia è spesso stanco, di fretta, distratto da coincidenze e appuntamenti.

Con un po' di preparazione, la trasferta non deve diventare il punto debole.

Prima di partire

Porta solo ciò che serve. Se per l'incontro bastano tre documenti, non serve viaggiare con l'archivio completo del cliente. Meno dati porti, meno ne puoi perdere.

Aggiorna i dispositivi. Installa gli aggiornamenti in sospeso prima di partire, quando hai una connessione affidabile e il tempo di riavviare.

Verifica le protezioni. Disco cifrato, blocco schermo con PIN o password robusta, localizzazione e cancellazione a distanza attive. Se non sai come controllare, chiedi all'assistenza.

Prepara l'accesso sicuro. Assicurati di avere la VPN configurata e funzionante e di poter usare il secondo fattore anche senza la SIM abituale, ad esempio con un'app di autenticazione.

Salva i contatti d'emergenza. Il numero dell'assistenza informatica e del tuo responsabile, anche su carta, nel caso perdessi il telefono.

Viaggi fuori dall'Unione europea

In alcuni Paesi le autorità di frontiera possono chiedere di ispezionare i dispositivi elettronici, e le regole sulla protezione dei dati sono diverse da quelle europee. Per i viaggi extra UE, soprattutto se trasporti dati riservati o personali, chiedi indicazioni all'assistenza informatica e al referente privacy prima di partire. Alcune organizzazioni forniscono dispositivi dedicati ai viaggi, con il minimo indispensabile.

Durante il viaggio

• non perdere di vista portatile e telefono ai controlli, in treno, in sala d'attesa;
• portali sempre nel bagaglio a mano, mai in valigia imbarcata o lasciati in auto;
• in albergo, usa la cassaforte quando esci o tieni i dispositivi con te;
• preferisci l'hotspot del telefono al Wi-Fi pubblico e attiva sempre la VPN;
• non usare prese USB pubbliche per ricaricare: usa il tuo caricabatterie collegato alla presa elettrica, o un cavo che trasmette solo energia;
• non collegare al computer chiavette ricevute in omaggio a fiere e convegni;
• fai attenzione alle conversazioni di lavoro in treno, in aereo e nei locali, e a chi può vedere il tuo schermo.

Se qualcosa va storto

Se un dispositivo viene perso o rubato, o se è stato ispezionato da altri fuori dal tuo controllo, avvisa subito l'assistenza informatica. Potrebbe essere necessario cambiare password, revocare accessi e valutare una possibile violazione di dati personali.

Al ritorno

• trasferisci nelle cartelle dell'organizzazione i documenti prodotti durante il viaggio ed elimina le copie locali non necessarie;
• segnala eventuali comportamenti strani dei dispositivi;
• se l'assistenza lo prevede, fai controllare i dispositivi usati in viaggi ad alto rischio.

In sintesi

In viaggio i dati sono più esposti, ma le regole restano poche: portare il necessario, non perdere di vista i dispositivi, collegarsi in modo sicuro e segnalare subito ogni problema.