Cosa fare se perdi il telefono o il portatile di lavoro

Succede a tutti, prima o poi: lo zaino lasciato sul treno, il telefono rubato da un tavolino, il portatile sparito dall'auto. Il primo pensiero è il valore dell'oggetto. Ma per un dispositivo di lavoro la preoccupazione più grande è un'altra: le email, i documenti, le app collegate agli account dell'organizzazione e i dati personali di clienti, cittadini o colleghi che contiene.

Ecco cosa fare, nell'ordine.

1. Avvisa subito l'assistenza informatica

È il passo più importante e non può aspettare il giorno dopo. Se esiste un numero di emergenza o un contatto fuori orario, usalo. L'assistenza può:

• disconnettere il dispositivo da posta, cloud e altri servizi;
• revocare le sessioni attive e i certificati di accesso;
• bloccare il dispositivo o cancellarne i dati a distanza, se è gestito;
• verificare se il disco era cifrato.

Comunica che dispositivo era, quando e dove te ne sei accorto, quali account e dati conteneva.

2. Cambia le password

Anche se il dispositivo era protetto, cambia le password degli account che usavi su quel dispositivo, a partire dalla posta elettronica. Fallo da un altro dispositivo affidabile. Se l'assistenza gestisce il cambio, segui le sue indicazioni.

Se sul telefono c'era l'app di autenticazione per il secondo fattore, chiedi all'assistenza come trasferirla su un nuovo dispositivo e come disattivare quella vecchia.

3. Usa le funzioni di localizzazione

Se il dispositivo ha la funzione di localizzazione attiva, prova a vedere dove si trova e a farlo suonare. Puoi anche bloccarlo e mostrare un messaggio con un contatto. Se pensi che sia stato rubato, non andare a recuperarlo da solo: indica la posizione alle forze dell'ordine.

4. Blocca la SIM

Per i telefoni, chiama il tuo operatore per bloccare la SIM. Evita che qualcuno usi il numero per ricevere codici di verifica e recuperare i tuoi account.

5. Segnala la possibile violazione di dati

Se il dispositivo conteneva dati personali, la perdita può essere una violazione da valutare secondo il GDPR. Avvisa il tuo responsabile e il referente privacy: l'organizzazione ha 72 ore di tempo per notificarla al Garante, se c'è un rischio per le persone.

La cifratura del dispositivo cambia molto la valutazione: un portatile con il disco cifrato e protetto da una password robusta presenta un rischio molto più basso di uno in chiaro.

6. Presenta denuncia

In caso di furto, presenta denuncia alle forze dell'ordine. La copia della denuncia serve all'organizzazione, all'operatore telefonico e, in alcuni casi, all'assicurazione.

Prepararsi prima che succeda

Qualche minuto oggi rende tutto più semplice domani:

• attiva blocco schermo e cifratura su tutti i dispositivi che usi per lavoro;
• attiva le funzioni di localizzazione e cancellazione a distanza;
• salva il numero dell'assistenza informatica anche in un posto diverso dal telefono;
• salva i documenti nelle cartelle di rete o in cloud dell'organizzazione, non solo sul dispositivo.

In sintesi

Un dispositivo perso non deve diventare un incidente grave. Avvisare subito, cambiare le password e segnalare la possibile violazione sono i tre passi che fanno la differenza.